Положение о тендерном отделе

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 574
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Отдел закупок — одно из важнейших подразделений множества предприятий, особенно если речь идет об организациях, принимающих участие в коммерческих и государственных тендерах. О том, что собой представляет отдел закупок в таких компаниях, и чем он занимается, сегодня и пойдет речь. В случаях, когда речь идет об участниках коммерческих и государственных торгов, отдел закупок зачастую называют тендерным отделом. Структура тендерного отдела зависит, как правило, от масштабов компании и объемов работы, однако наиболее часто встречается следующая структура отдела закупок:. В силу специфики работы показателями KPI у отдела закупок являются не только количественные экономические , но и качественные параметры.

Требования к оформлению документов, представляемых на комитет: 1 При описании условий договора должны приниматься общепринятые обозначения и наименования в соответствии с требованиями действующего законодательства; 2 сведения, содержащиеся в пакете документов, представляемых на комитет, не должны допускать двусмысленного толкования; 3 все документы, представленные контрагентами, должны быть скреплены печатью и заверены подписью уполномоченного лица; 4 все документы в составе пакета документов должны быть четко напечатаны; подчистки и исправления не допускаются, за исправлений, скрепленных печатью и заверенных подписью уполномоченного представителя контрагента; не допускается применения факсимильных подписей.

Если у Вас есть регистрация в других социальных сетях или аккаунт OpenID, то Вы можете войти на сайт без регистрации. Тендерный отдел — это эффективный инструмент тендерных продаж и особенно в условиях нестабильной экономической ситуации.

Задачи, которые решает тендерный департамент (отдел)

Если у Вас есть регистрация в других социальных сетях или аккаунт OpenID, то Вы можете войти на сайт без регистрации. Тендерный отдел — это эффективный инструмент тендерных продаж и особенно в условиях нестабильной экономической ситуации. Эффективным инструментом для расширения каналов сбыта является развитие тендерного направления.

Участие в тендерах и в случае победы заключение контрактов с государственными и коммерческими поставщиками. Особенного актуально развитие тендерного направления и тендерного отдела в частности в период кризиса, когда коммерческие компании значительно сокращают свои бюджеты или вовсе отказываются от заключения контрактов по ряду не жизненно важных направлений.

Государство даже в период кризиса закупает и будет закупать работы, товары, услуги необходимые для нормального функционирования всей страны. Кроме того, государство является надежным клиентом, который платит по счетам. Тендерный отдел: задачи Типовая организационная структура тендерного отдела Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции Тендерный отдел и управление процессом Тендерный отдел и его технология работы Тендерный отдел: основные этапы и принципы работы Тендерная работа и документирование результатов Система оплаты и мотивации Тендерное сопровождение плюсы и минусы.

Обязательным условием для эффективной деятельности в этом направлении является создание тендерного отдела с квалифицированными специалистами, замотивированными на результат. Об этом и пойдет речь в статье. Давайте с Вами рассмотрим типовую структуру тендерного отдела.

Сразу оговорюсь, о том, что структура которую мы с Вами рассмотрим типовая. В крупных компаниях обязанности могут быть закреплены за отдельным специалистом, в небольших компаниях обязанности всего тендерного отдела могут быть перераспределены между одним-двумя сотрудниками. Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.

Например в дополнение к основных функциям юристу дают и развитие направления по тендерам. Это может быть и не юрист, в некоторых компаниях функции по подготовке тендеров передают секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах. Для эффективного участия в тендерах необходимы знания в этой сфере, а также опыт.

Наиболее рациональный и результативный подход заключается в создании тендерного отдела, который на начальном этапе может состоять и из одного специалиста. Но этот специалист должен пройти обучение в сфере тендеров и иметь соответствующий практический опыт.

Деятельность тендерного отдела должна быть направлена только на достижение одной цели это результативное участия компании в тендерах и получение новых контрактов для компании через систему торгов. Распределение обязанностей внутри тендерного отдела, которые мы с Вами рассмотрим, также являются типовыми и могут отличаться в конкретной организации. Руководитель тендерного отдела: 2. Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений.

Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации; 2. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера. Планирует деятельность сотрудников отдела. Контролирует подготовку предложений финансовых и технических по тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами Компании и определяет сроки предоставления документации специалистами Компании, назначенными руководителями подразделений, в тендерный отдел; 2.

Контролирует подготовку пакетов документов на тендеры сотрудниками отдела. Участвует в заполнении форм документов, в соответствии с закупочной документацией; 2. Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации.

Контролирует отправку документов на тендеры; 2. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании. Ответственность за изменения в календарных планах, технических предложениях и др. Информирует юридический отдел о необходимости оформления банковских гарантий и о сроках предоставления документов. Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и информацию о сроках предоставления платежных поручений в тендерный отдел.

Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой базе по подготовке тендерной документации, проведении государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией. Руководит деятельностью подчиненных, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на сотрудников отдела, содействует повышению их квалификации. Тендерный специалист: 2.

Участвует в проведении мониторинга объявлений о торгах в различных источниках 2. Тендерный специалист формирует пакет документов, входящих в тендерную заявку в порядке, определенном организатором закупки и в соответствии с требованиями к документации. Организует отправку документов на тендеры и контролирует получение их Заказчиками; 2.

В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции. Структурирует информацию о торгах на электронных и бумажных носителях. По поручению руководителя отдела составляет письма, запросы, другие документы. Готовит ответы на письма и запросы в сфере своей компетенции 2. Выполняет поручения руководителя отдела в сфере своей компетенции. Руководитель начальник тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений.

В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.

Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной максимальной цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.

Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах. Давайте с Вами разберем сам процесс работы тендерного отдела в компании поставщика и схему взаимодействия внутри компании. Тендерная работа начинается с получения информации о проводимых торгах в соответствии с данными о потребности в оказании услуги, полученными от руководства компании.

То есть тендерный специалист или руководитель тендерного отдела сначала находит торги с учетом критериев отбора: цена, регион, предмет торгов или иной информации, которая поступает от руководства компании. Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или если это коммерческий тендер, то информация может быть получена устно от заказчика или с сайта заказчика.

Далее полученная информация передается в профильный отдел через CRM систему, либо по электронной почте или устно. В случае выигрыша дополнительно передается информация о дате размещения результатов торгов, сумме обеспечения контракта и сроках заключения контракта. Далее ответственный специалист за заключения контракта занимается оформлением банковской гарантии и заключением контракта. На практике зачастую функции по заключению контрактов возлагают на юриста компании или специалиста в тендерном отделе.

В случае, если заключением контрактов занимается специалист тендерного отдела, то процесс завершается в момент заключения договора с заказчиком. Необходимыми условиями для продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное согласование участия в торгах с руководством, которое включает в себя первичный отбор, вторичный отбор и окончательный отбор торгов.

На этапе первичного отбора руководитель отбирает торги с учетом критериев цена, регион, предмет закупки. На вторичном отборе отобранные закупки анализируются руководителем тендерного отдела и руководителями профильных отделов на предмет целесообразности участия. Анализируется критерии оценки заявки, определяется целесооборазность участия с учетом расходов на командировки и с учетом возможного снижения цены конкурентов.

На окончательном этапе специалистами профильного отдела анализируется технические требования закупки, сроки выполнения. Руководителем тендерного отдела проводится анализ прошедших закупок заказчика по аналогичным закупкам, анализируются цены конкурентов и расчитывается прогноз по возможному снижению по цене. С учетом этих факторов руководством профильного отдела и в случае необходимости, руководством компании принимается окончательное решение о целесообразности участия в торгах.

С точки зрения структурного построения тендерная работа представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований и потребностей Компании, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом характера и специфики работ по конкретной услуге.

Основные принципы выполнения тендерных работ: Системность — работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации. Последовательность — планирование и выполнение работ происходит в строгой последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих. Актуальность — работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям, изложенным в закупочной документации и законодательных актах.

Результативность — любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата, который, в свою очередь, является обязательной компонентой конечного результата. Конфиденциальность — все полученные внутри компании в рамках выполнения работ материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в любой форме не допускается без особого на то разрешения.

Примечание : В тех случаях, когда у Вас возникает подозрение о добропорядочности сотрудников организатора тендера, например когда есть основания предполагать, что конфиденциальная информация с Вашим ценовым предложением может быть разглашена другим участникам тендера рекомендуем Вам обеспечить доставку предложений в последний момент.

В последний момент это подача заявки за несколько часов до окончания приема заявок или же подавать заявку непосредственно на вскрытии конвертов. Документирование работы по подготовке документации участника торгов и ее результатов осуществляется с использованием шаблонов документов установленного образца формата отчета. В компании в качестве отчетного документа может быть принята форма, например подготавливаемая в Excel. Также информация о подготовленных тендерах, о результатах работы тендерного отдела может фиксироваться в CRM системе или иных специализированных программах или сервисах, например в сервисе Тендерплан.

Читайте также про обзор системы поиска и системы управления тендерным отделом. Наиболее популярные системы оплаты в области тендеров следующие: 1 оплата за результат 2 фиксированная оплата.

В первом случае компания мотивирует сотрудников тендерного отдела на получение результата, то есть получение новых контрактов для компании. Во втором случае такая мотивация фактически отсутствует. Процент от выигранных тендеров 4. Оплата за каждую допущенную заявку. Наиболее часто встречающийся вариант оплаты труда для тендерных специалистов в штате — первый и второй, для специалистов на удаленке вариант 3 и 4. Возможны также и вариации, например когда фрилансер готовит только первую часть заявки для аукциона и в случае допуска заявки по первой части получает фиксированную оплату.

Вторую часть заявки готовят специалисты заказчика, которые получают оклад и процент от выигранных тендеров или оклад и фиксированную премию. Несомненный плюс данной системы оплаты труда это мотивация на конечный результат. Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной оплате. При условии конечно, что окладная часть не мизерная, а рыночная. Теперь мы с Вами рассмотрим варианты при фиксированной оплате: 1.

Структура отдела закупок и чем занимается тендерный отдел

В крупных организациях, связанных с торговлей различными товарами или продажей услуг, обязательно должен существовать тендерный отдел. Если же речь идет о государственной структуре, то сотрудники департамента обязаны организовывать и проводить тендеры, согласно существующему законодательству. От работников требуется полное владение информацией по правилам проведения конкурсов. Руководителю компании необходимо иметь четкое представление о том, что такое тендерный отдел: чем занимается каждый его сотрудник, как с его помощью можно увеличить производительность.

Положение о тендерном отделе коммерческой организации

Центральной идеей данного акта стало создание и развитие максимально комфортных и выгодных правил проведения всевозможных закупок для тех организаций, которые тем или иным образом принадлежат не частным лицам, а государству. В соответствии с этим документом, каждый субъект, желающий провести тендер, конкурс или аукцион, может самостоятельно разработать свое положение о тендерах. Этим документом заказчик сможет руководствоваться в дальнейшем, если захочет провести тендер. На сегодняшний день существуют готовые тендерные положения. В основном это документы, состоящие из нескольких статей и множества пунктов и подпунктов.

Test your JavaScript, CSS, HTML or CoffeeScript online with JSFiddle code editor.

Приглашенные специалисты должны будут проследить за тем, чтобы интересы компании во время проведения торгов были полностью соблюдены, и в случае каких-либо нарушений никто не смог ущемить права предприятия. При проведении торгов на проектные инженерноизыскательские работы и отсутствии сводного сметного расчета сводного расчета стоимости строительства финансирование может осуществляться за счет целевых средств, предусмотренных в федеральной или региональной программе проектирования, с последующим отнесением затрат в счет разработки предпроектной или проектносметной документации соответствующей стройки. Решения, принимаемые тендерной комиссией в пределах ее компетенции, являются обязательными для всех участников закупочных процедур. Договор заключается между руководителем закупающей организации и поставщиком подрядчиком , чья тендерная заявка была признана выигравшей в соответствии с условиями тендерной документации. Копия протокола вскрытия тендерных заявок незамедлительно направляет в уполномоченный Государственный орган. Внимание Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах. Для эффективного участия в тендерах необходимы знания в этой сфере, а также опыт. Наиболее рациональный и результативный подход заключается в создании тендерного отдела, который на начальном этапе может состоять и из одного специалиста. Но этот специалист должен пройти обучение в сфере тендеров и иметь соответствующий практический опыт.

Пример положения о тендерном отделе поставщика

.

.

.

Что регулирует положение о конкурсах на закупки и услуги?

.

Положение о тендерном отделе.

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Григорий

    Ага сосать им!

  2. Никифор

    Со звуком разберитесь

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных